Agent d'accueil chargé de l'état civil et des élections

Sous la responsabilité de la Directrice Générale des Services, l'agent d'accueil et d'état civil a pour rôle principal d'accueillir, de renseigner et d'orienter le public. Il a également pour rôle de garantir la mise à disposition des services à la population, notamment dans le cadre des actes liés aux domaines de l'état civil dont il a la charge. Parmi ses autres fonctions, l'agent d'accueil et d'état civil prend en charge la gestion du courrier postal et numérique receptionné par la commune, il assure aussi des fonctions d'assistanat auprès des élus et de la Direction.

-Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone;
-Renseigner sur l’organisation des services de la commune;
-Orienter le public vers les services ou organismes compétents;
-Accompagner et introduire les visiteurs;
-Constituer, actualiser et diffuser un fonds de documentation pour les administrés (informations sur les évènements de la commune et de ses partenaires, sur les services aux usagers);
-Gérer l’affichage d’informations;
-Noter et transmettre les messages aux les différents services en récoltant les informations essentielles : identité, coordonnées, objet.
-Gestion du courrier arrivé (postal et électronique):
-Courrier postal: pré-trier et enregistrer le courrier postal, scanner et archiver le courrier, assurer la diffusion du courrier auprès du Maire et/ou du Directeur Général des Services;
-Courrier électronique: trier et diffuser les courriers électroniques au bon interlocuteur, les enregistrer au courrier arrivé lorsque nécessaire.
-Noter les réclamations en récoltant les informations requises: identité et coordonnées du demandeur, objet de la réclamation;
-Transmettre au service compétent la réclamation pour traitement ;
-Constituer les dossiers liés à l’état civil: naissance, mariage, décès, P.A.C.S., actes demandés par les usagers et les officiers publics;
-Gérer les dossiers de recensement militaire ;
-Affichage des ordres du jour et des comptes rendus du Conseil municipal et autres documents dont l’affichage est obligatoire;
-Assister la D.G.S. dans la préparation et tenue des Conseils Municipaux
-Assister les élus dans l’organisation des cérémonies et autres manifestations;
-Prendre des rendez-vous pour le Maire et les élus
-Assurer la gestion du cimetière (gestion des demandes, établissement des concessions ;
-Contacts avec les pompes funèbres et les marbriers pour diverses démarches lors des enterrements et travaux divers (emplacement, suivi… ;
- Participe à l'organisation du recensement démographique tous les 5 ans;
-Assurer la gestion du fichier électoral (inscriptions, radiations, mutations) ;
-Assurer la gestion et la préparation des élections (municipales, présidentielles, législatives…) ;
-Remplacer le chargé d’urbanisme en cas d’absence

De formation spécialité Services (accueil, assistance, conseil), Assistanat de direction.

Expérience professionnelle : expérience vivement appréciée dans le domaine de l’accueil, de l'état civil et des éléections, en particulier au sein d’une commune de strate comparable.

Savoir et Savoir-faire:

Maîtrise des techniques d’accueil du public;

Bonnes connaissances dans les domaines de l’état civil;

Maîtrise des logiciels de gestion d'état-civil ;

Parfaite maîtrise des logiciels de bureautique et messagerie (word, excel, outlook...);

Connaissance du fonctionnement et des missions d’une commune.

Savoir-être:

Sens du contact, amabilité, qualité d’écoute et de dialogue;

Calme et maîtrise de soi;

Rigueur et sens de l’organisation ;

Discrétion et confidentialité;

Autonomie;

Polyvalence